Jednostka Realizująca Projekt odpowiada za:
- przygotowanie, realizację i rozliczenie projektu,
- wdrażanie projektu – aktualizacja dokumentów składanych w instytucjach, zmiany prawne, procedury wdrażania, procedury wewnętrzne, dokumentację przetargową,
- nadzór nad realizacją – kontrola postępu prac, bezpośrednia współpraca z : wykonawcami i inżynierami, identyfikacja zagrożeń i odpowiednie reagowanie,
- finansowanie i planowanie – wnioskowanie o środki, dokonywanie płatności,
- monitoring i sprawozdawczość,
- przygotowanie raportów i sprawozdań: opisywanie zagrożeń i problemów oraz informowanie o nich odpowiednich instytucji,
- prowadzenie dokumentacji zgodnie z wytycznymi, informacji dla instytucji kontrolujących,
- działania informacyjno-promocyjne w ramach obowiązków JRP (Podstawy prawne działań informacyjno-promocyjnych w UE Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z 11 lipca 2006 r. ustanawiające przepisy ogólne dotyczące EFRR, EFS oraz Funduszu Spójności i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1260/1999.).
STRUKTURA ORGANIZACYJNA JRP.
1. W skład JRP wchodzą następujące jednoosobowe stanowiska pracy:
- Pełnomocnik ds. Realizacji Projektu (MAO),
- Kierownik Jednostki Realizującej Projekt.
2. W skład JRP wchodzą:
- Zespół ds. finansowych,
- Zespół ds. technicznych,
- Zespół ds. organizacyjno – prawnych.
Zakres zadań i obowiązków Pełnomocnika ds. Realizacji Projektu (MAO).
Podstawą obowiązków MAO jako reprezentanta beneficjenta jest umowa o dofinansowanie Projektu. Przede wszystkim MAO odpowiada za:
- prawidłową realizację projektu, zarządzanie administracyjne, finansowe i techniczne; monitoring – poprawność i kompletność umów z wykonawcą,
- przechowywanie udostępniane dokumentacji związanej z realizacją projektu – rachunek bankowy projektu – wnioski beneficjenta o przekazanie środków,
- zaliczka, płatność pośrednia, końcowa (wraz z niezbędnymi dokumentami warunkującymi przekazanie środków).
Obowiązki pełnomocnika ds. Realizacji Projektu.
Podpisywanie i poświadczanie dokumentów stwierdzających ich prawidłowe wykonanie oraz potwierdzanie należytego wykonawstwa zakresu rzeczowego części lub całości projektu:
1. protokoły częściowego odbioru wykonanych robót,
2. świadectwa przejęcia, świadectwa wykonania lub protokoły końcowego odbioru przekazania do eksploatacji,
3. przejściowe świadectwa płatności, protokoły z negocjacji, dokumenty,
4. osiągnięcie ekologicznych efektów raporty potwierdzające zakładane efekty ekologiczne, efekt końcowy itp.
5. przygotowanie przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, zgodnie z ustawą PZP (m.in. przygotowanie, publikacja ogłoszenia),
6. przygotowanie SIWZ, w tym kryteriów oceny ofert.
Kontrola.
- MAO winien być powiadomiony o kontroli (z wyjątkiem w szczególnych przypadkach – kontrola doraźna),
– MAO odpowiada za przygotowanie dokumentów, skierowanie do współpracy osób odpowiedzialnych za realizację zadań, upoważnia osoby do udzielania informacji, podpisywania protokołu,
- zgłoszenie zastrzeżenia do protokołu pokontrolnego.
Zadania i kompetencje.
MAO jest odpowiedzialny za prawidłową realizację projektu, a w szczególności za odpowiednie zarządzanie:
- administracyjne,
- finansowe,
- techniczne,
- monitoring Projektu.
MAO odpowiada przed Beneficjentem za prawidłowe zrealizowanie i rozliczenie Projektu zgodnie z umową o dofinansowanie Projektu i Decyzją Komisji Europejskiej.
Zadania MAO.
1. nadzór nad działalnością JRP,
2. zarządzanie administracyjne, finansowe i techniczne projektem oraz monitorowanie jego realizacji poprzez podległą JRP,
3. nadzór nad zapewnieniem ciągłości finansowania projektu,
4. nadzór nad poprawnością i kompletnością umów na usługi, dostawy i roboty budowlane związane z realizacją projektu,
5. nadzór nad poprawnością i kompletnością dokumentacji przetargowej związanej z realizacją projektu,
6. nadzór nad prawidłową współpracą pomiędzy JRP a wykonawcami i Inżynierem kontraktu,
7. monitorowanie rzeczowego i finansowego postępu w realizacji projektu oraz zgodności realizacji projektu z przepisami prawa krajowego i wspólnotowego, umową o dofinansowanie oraz wymogami IP i IZ,
8. współzatwierdzanie z Prezesem Spółki dokumentów związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w ramach projektu,
9. współzatwierdzanie z Prezesem Spółki składu członków komisji przetargowej,
10. współzatwierdzanie z Prezesem Spółki planów płatności, planów wystąpień i harmonogramów rzeczowo-finansowych, harmonogramu procedur przetargowych,
11. współzatwierdzanie z Prezesem Spółki i podpisywanie sprawozdań finansowych i raportów,
12. akceptacja umów z wykonawcami,
13. akceptacja SIWZ dla wszystkich postępowań o udzielenie zamówienia publicznego,
14. reprezentowanie beneficjenta wobec IZ, IP I, IP II.
Zakres zadań obowiązków i odpowiedzialności Kierownika Jednostki Realizującej Projekt.
- Pracami Jednostki Realizującej Projekt (JRP) kieruje kierownik, który jest odpowiedzialny za całościową realizację Projektu i jej zgodność ze wszelkimi wymogami i procedurami przy ścisłej współpracy z Pełnomocnikiem ds. Realizacji Projektu (MAO).
- Kierownik organizuje, koordynuje i nadzoruje pracę podległych zespołów i samodzielnych stanowisk oraz współpracuje z Głównym Księgowym Miejskiego Zakładu Gospodarki Odpadami Komunalnymi Sp. z o.o. w zakresie zapewnienia ciągłości finansowania Projektu ze strony Beneficjenta.
Zakres zadań i obowiązków Kierownika JRP.
Kierownik JRP w ramach procedur i przydzielonych obowiązków odpowiada za:
nadzór nad Projektem, kontrolę nad pracownikami JRP, koordynację realizacji projektu, opracowanie i wdrożenie procedur, organizację spotkań JRP z instytucjami zewnętrznymi , monitorowanie postępu prac zgodnego z harmonogramem rzeczowo-finansowym, rozliczenie Projektu zgodnie z Decyzją KE i Umową o dofinansowanie, identyfikację zagrożeń w realizacji Projektu, wykrywanie i informowanie o nieprawidłowościach Projektu, inicjację i nadzór działań informacyjnych i promocyjnych.
Obowiązki Kierownika JRP:
- Organizowanie i koordynowanie prac JRP związanych z przygotowaniem, wdrożeniem, realizacją, finansowaniem i rozliczeniem Projektu zgodnie z umową o dofinansowanie ze środków Funduszu Spójności.
- Organizowanie i koordynowanie przygotowania niezbędnych analiz i opracowań.
- Merytoryczny nadzór nad sporządzaniem wszystkich dokumentów przygotowanych w JRP.
- Weryfikacja wniosków o zaliczki i płatności pośrednie i końcowe z NFOŚiGW w generatorze wniosków.
- Weryfikacja faktur dotyczących kosztów kwalifikowanych i niekwalifikowanych pod względem merytorycznym oraz zarządzanie płatnościami.
- Przedkładanie do akceptacji Pełnomocnika ds. Realizacji Projektu – MAO dokumentów związanych z realizowaniem i rozliczeniem Projektu pod kątem zgodności z wymaganiami wynikającymi z umowy o dofinansowanie.
- Tworzenie warunków do sprawnego i efektywnego funkcjonowania JRP.
- Przygotowanie propozycji Regulaminu Organizacyjnego i przedłożenie do zatwierdzenia przez Zarząd MZGOK Sp. z o.o.
- Sporządzanie i aktualizowanie oraz nadzorowanie przestrzegania procedur obowiązujących w ramach JRP.
- Wnioskowanie do Prezesa MZGOK Sp. z o.o., będącego pracodawcą dla wszystkich osób zatrudnionych w JRP, w sprawach kadrowych dotyczących pracowników jednostki.
- Współpraca ze Specjalistą ds. kontroli wewnętrznej i zamówień publicznych oraz Radcą Prawnym MZGOK Sp. z o.o.
- Koordynowanie współpracy zespołów JRP z komórkami organizacyjnymi MZGOK Sp. z o.o. w sprawach organizacyjnych, finansowych, pracowniczych, administracyjnych obsługi informatycznej i in.
- Podnoszenie kompetencji pracowników poprzez zorganizowanie wewnętrznego systemu szkolenia oraz wnioskowanie do Prezesa MZGOK o kierowanie na szkolenia zewnętrzne.
- Współpraca z wykonawcami i realizatorami kontraktów ,uczestniczącymi w realizacji Projektu.
- Koordynowanie współpracy z gminami – wspólnikami spółki z o.o. i uczestnikami Projektu w zakresie obejmującym umowy wykonawcze i rekultywację składowisk odpadów.
- Inicjowanie, organizowanie i udział w spotkaniach, konferencjach, seminariach i naradach związanych z realizacją i promocją Projektu.
- Zapewnienie warunków pracy i wglądu do dokumentacji związanej z realizacją Projektu dla kontrolerów
i audytorów upoważnionych instytucji. - Organizacja prac w zakresie przygotowania dokumentacji przetargowych dla wszystkich przetargów przewidzianych w harmonogramie Projektu.
- Organizowanie i koordynowanie prac komisji przetargowych oraz realizacji procedur przetargowych.
- Wykonywanie innych poleceń Prezesa MZGOK sp. z o.o.
Zakres zadań i obowiązków Zespołu ds. finansowych.
Zespół ds. finansowych – do jego zadań należy :
- Planowanie, realizacja i rozliczanie Projektu pod względem finansowym.
- Współpraca z Inżynierem Kontraktu w zakresie przygotowania dokumentów projektowych w części finansowej (studium, wnioski, harmonogramy).
- Realizacja harmonogramów finansowych, harmonogramów wystąpień o środki o płatności i planów płatności oraz sporządzanie ich aktualizacji.
- Prowadzenie analiz finansowych i sprawozdawczości Projektu.
- Prowadzenie rachunkowości w zakresie realizacji Projektu, dokonywanie zapisów księgowych na wyodrębnionych dla Projektu kontach Spółki.
- Współpraca z Głównym Księgowym MZGOK w zakresie: realizacji polityki rachunkowości, instrukcji obiegu dokumentów, ewidencji środków trwałych, archiwizacji dokumentów.
- Współpraca z instytucjami zewnętrznymi- finansowymi, skarbowymi i bankami w zakresie finansowo-księgowym,
- Prowadzenie monitoringu zgodności i realizacji płatności zgodnie z zapisami kontraktów.
- Przygotowanie materiałów dla instytucji kontrolujących w zakresie finansowo-księgowym Projektu.
W skład Zespołu ds. finansowych wchodzą następujące stanowiska:
- Księgowy JRP.
- Stanowisko ds. rozliczeń.
- Stanowisko ds. sprawozdawczości.
Zakres zadań i obowiązków Zespołu ds. technicznych.
Zespół ds. technicznych – do jego zadań należy :
- Współpraca z Inżynierem Kontraktu w zakresie projektowania i budowania ZTUOK w Koninie oraz rekultywacji składowisk odpadów.
- Monitorowanie działalności Inżyniera Kontraktu i wnoszenie uwag i wniosków do Kierownika JRP.
- Współpraca z wykonawcą Kontraktu Projektowanie i Budowa ZTUOK w Koninie oraz Inżynierem Kontraktu
w zakresie uzyskania pozwolenia na budowę oraz niezbędnych uzgodnień zewnętrznych, decyzji środowiskowych. - Współpraca z wykonawcą Kontraktu Projektowanie i Budowa ZTUOK w Koninie oraz Inżynierem Kontraktu
w zakresie uzyskania decyzji środowiskowej. - Przygotowuje materiały do raportów przejściowych i raportu końcowego.
- Weryfikacja Przejściowych Świadectw Płatności.
- Weryfikacja Protokołów Konieczności i Protokołów z Negocjacji.
- Monitorowanie realizacji inwestycji i zgodności z przyjętymi harmonogramami.
- Koordynacja prac konsultantów pomocy technicznej.
- Udział w przeprowadzanych próbach rozruchowych, rozruchach i odbiorach częściowych i końcowych części lub całości realizowanych zadań.
- Przygotowanie materiałów dla celów sprawozdawczości z postępu robót i realizacji zakresu rzeczowego kontraktów.
- Przygotowywanie i przekazywanie informacji dla potrzeb wymaganego raportowania wewnętrznego i zewnętrznego.
W skład Zespołu ds. technicznych wchodzą następujące stanowiska:
- Stanowisko ds. budownictwa.
- Stanowisko ds. energetyki i ciepłownictwa.
- Stanowisko ds. wodno-kanalizacyjnych i p.poż.
- Stanowisko ds. środowiska.
Zakres zadań zespołu ds. organizacyjno-prawnych.
Zespół ds. organizacyjno – prawnych – do jego zadań należy:
- Prowadzenie czynności administracyjno – kancelaryjnych JRP.
- Kompletowanie i weryfikowanie wymaganych dokumentów.
- Prowadzenie promocji i publicznego rozpowszechniania informacji o projekcie ze szczególnym uwzględnieniem udziału środków UE w realizacji projektu.
- Nadzór nad przestrzeganiem obowiązujących w JRP procedur i zasad obowiązujących w Funduszu Spójności.
- Organizacja i obsługa pracy Komisji Przetargowej.
- Organizacja przygotowania dokumentacji przetargowych.
- Weryfikowanie pod względem prawnym materiałów przetargowych, przestrzeganie wymaganych procedur przetargowych, umów i kontraktów.
- Prowadzenie postępowań w przypadku roszczeń i sporów.
- Archiwizacja dokumentów dotyczących Projektu.
W skład Zespołu ds. organizacyjno-prawnych wchodzą następujące stanowiska:
- Stanowisko ds. organizacyjnych JRP.
- Stanowisko ds. promocji.
Dla realizacji zadań zespołu zaangażowani są również w ramach umów cywilnoprawnych:
- Radca Prawny.
- Specjalista ds. zamówień publicznych.
Schemat organizacyjny JRP
Załącznik do Regulaminu Organizacyjnego
Infrastruktura i Środowisko